Jak uchronić się przed grzywną i kosztownym procesem sądowym?
Zanim napiszę Ci o tym, jak zaplanować kampanię mailingową, wspomnę dziś jeszcze o bardzo istotnej rzeczy, o której każdy, kto chce zarabiać i rozwijać się w e-marketingu, powinien pamiętać w pierwszej kolejności.
Kiedy w 2002 roku weszła ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, wiele firm wysyłających do tamtego momentu informacje handlowe tą drogą, zarzuciło tę najskuteczniejszą metodę promowania sprzedaży, obawiając się konsekwencji oskarżenia przez odbiorców mailingu o SPAM (wysyłanie wielu informacji drogą elektroniczną do odbiorców, którzy sobie tego nie zażyczyli).
Konsekwencje takiego oskarżenia mogą być tak dotkliwe, że warto zapoznać się z kilkoma zasadami, które pozwolą Ci uniknąć nie tylko kilkutysięcznej grzywny, procesu sądowego, ale nawet bankructwa firmy.
Wystrzegaj się SPAM-u jak ognia!
SPAM nie buduje tylko rujnuje Twój biznes!
Kiedy stosujesz się do tej zasady, wysyłasz swoje oferty tylko do osób, które dały Ci dobrowolnie swój adres e-mail i w dowolny sposób wyraziły zgodę na otrzymywanie od Ciebie korespondencji, myślisz sobie, że jesteś bezpieczny i możesz spać spokojnie. Niestety, gdyby to było takie proste...
Posiadając bazę adresów e-mail, na które wysyłasz listy, musisz się liczyć z tym, że prędzej czy później znajdzie się ktoś niezadowolony, kto oskarży Cię o SPAM. Nawet stosując się do wszystkich ogólnie przyjętych zasad, zgodnie z którymi powinieneś być wolny od takiego posądzenia, podlegasz takiemu ryzyku. Scenariuszy może być kilka, zatem warto, byś wiedział w jaki sposób sobie z tym poradzić.
Możesz otrzymać list z prośbą o usunięcie adresu z bazy mailingowej, ponieważ ktoś stwierdzi, że nie zapisał się samodzielnie na Twoją listę i oskarży o to Ciebie. List taki może być bardziej lub mniej agresywny, zawierać groźbę podania do sądu, ale z taką sytuacją poradzisz sobie stosunkowo łatwo, jeśli w odpowiednim tonie odpiszesz tej osobie. Pamiętaj tylko, że nie ma sensu próba udowadniania za wszelką cenę, że ta osoba sama zapisała się na Twoją listę. Zapewnij jedynie, że nie dokonałeś tego wpisu sam, bez jej wiedzy, przeproś za zaistniałe nieporozumienie i natychmiast usuń ją listy mailingowej.
Sytuacja może być trudniejsza wtedy, gdy ktoś oskarżający Cię o SPAM nie skontaktuje się z Tobą, tylko od razu bezpośrednio złoży skargę do Twojego providera (dostawcy usług internetowych), do którego łatwo dotrzeć po zawartym w e-mailu numerze IP. A w takim wypadku Twój provider może bez ostrzeżenia i bez powiadamiania Ciebie wyłączyć Twoją stronę z sieci, aż do momentu złożenia wyjaśnienia.
Ale najczarniejszy scenariusz może mieć miejsce wtedy, gdy trafisz na zaciekłego anty-spamera, który za punkt honoru postawi sobie zniszczenie Twojej reputacji. Taki człowiek może nie tylko powiadomić Twojego providera, ale również wpisać Twoją firmę na internetową listę spamerów i rozpocząć długą i bolesną "nagonkę" na Ciebie. To przypadek, który może zagrozić nie tylko Twojej sytuacji finansowej, ale czasem wręcz w ogóle istnieniu i funkcjonowaniu firmy.
Unikaj pozornie bezpiecznego wyjścia.
Zaraz po wejściu w życie wspomnianej wyżej ustawy niektórzy właściciele e-biznesu znaleźli pozornie bezpieczny sposób, rzekomo chroniący ich przed oskarżeniem o SPAM. Zaczęli praktykować wysyłanie próśb o zgodę na wysyłanie e-maili:
"W związku z wejściem ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (...) uprzejmie proszę o wyrażenie zgody na przesłanie informacji na temat naszego produktu x".
Można to nazwać dwuetapowym procesem rejestracji, gdzie pierwszy list to prośba o zgodę, która ma zabezpieczyć przed oskarżeniem, a po jej otrzymaniu może nastąpić wysłanie właściwej oferty. Jednakże jest to metoda, której w żadnym razie nie polecam. Jeśli trafisz na zdeklarowanego i bezkompromisowego anty-spamera, nawet wysłanie takiego zapytania może być podstawą do oskarżenia. Zatem powstrzymaj się przed tą pozornie legalną praktyką i zastosuj najbezpieczniejszy dla Ciebie sposób, który oferuje Ci MailBoot!
Jak uniknąć tego, co może zniszczyć Twój biznes oraz zbudować bezpieczną bazę danych klientów?
Bezpiecznym i pewnym systemem, który pozwoli Ci rozwijać własną bazę mailingową oraz, w razie jakiegokolwiek oskarżenia udowodnić, że prawo jest po Twojej stronie, jest MailBoot wraz z jego automatycznymi funkcjami, których celem jest zabezpieczenie Ciebie, Twoich pieniędzy i Twojego biznesu. Jego zastosowanie pozwoli Ci, w zgodzie z przepisami, prowadzić internetowe kampanie reklamowe, wzbudzając jednocześnie u odbiorców szacunek dla firmy oraz wrażenie wysokiej klasy profesjonalizmu.
Stwórz Politykę Prywatności
Czy wiesz, że jest to niezbędna podstawa, by na niej budować własną wiarygodność oraz wytłumaczyć się szybko i sprawnie w przypadku każdego oskarżenia o SPAM? Umieść Politykę Prywatności na Swojej stronie internetowej tak, by każdy mógł ją szybko odnaleźć i się z nią zapoznać. I konsekwentnie żądaj od odwiedzających, by przy podawaniu Ci adresu e-mail zapoznali się z nią i wyrazili na nią zgodę.
Możesz stworzyć własny tekst Polityki Prywatności, możesz też skorzystać z wzoru podanego u mnie na stronie http://www.mboot.pl , zmieniając szczegóły dotyczące firmy. Możesz zastosować taką rozbudowaną wersję, jaką zamieszczam poniżej, ale możesz również skrócić ją i uprościć, ważne jednak, by znalazły się w niej podstawowe informacje:
|
Poniżej przedstawiam Ci przykład Polityki Prywatności, który spełnia wszystkie uniwersalne wymogi i po dostosowaniu do swoich potrzeb możesz wykorzystać ją dla zabezpieczenia własnych interesów:
|
POLITYKA PRYWATNOŚCI Firma "X" zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności. Każdego klienta firmy "X" i użytkownika serwisu obowiązuje aktualna Polityka Prywatności znajdująca się na stronie http://www.adres-twojej-strony.pl Jakiekolwiek wprowadzane zmiany nie wpływają na podstawową zasadę: firma "X" nie sprzedaje i nie udostępnia osobom trzecim danych personalnych czy adresowych użytkowników swojego serwisu. Warunkiem korzystania z usług firmy "X" oraz otrzymywania mailingu jest wyrażenie zgody na prezentowaną tutaj Politykę Prywatności. :: Dane Osobowe W czasie korzystania z serwisu należącego do firmy "X" możesz zostać poproszony o podanie niektórych swoich danych osobowych poprzez wypełnienie formularza lub w inny sposób. Dane, o które będziesz proszony, to w większości przypadków imię i adres e-mail. W przypadku formularzy zamówień będziesz proszony o podanie pełnych danych osobowych i adresowych lub ewentualnych dodatkowych danych. Wymagamy tylko tych danych, które są niezbędne do działania serwisu oraz zapewnienia Ci odpowiedniej obsługi. Jednocześnie zapewniamy, że dane te nie będą udostępniane osobom trzecim oraz że tylko my mamy do nich dostęp. :: Subskrypcja bezpłatnych czasopism oraz informacji o promocjach Aby zaprenumerować bezpłatne informacje w formie elektronicznej wymaga się podania w odpowiednim formularzu swojego imienia i adresu e-mail. Pola te są obowiązkowe. Uzyskane w ten sposób dane są dodawane do listy mailingowej e-zinu/newslettera. Adres e-mail jest niezbędny do tego, aby można było wysłać danemu czytelnikowi numer czasopisma. Imię pozwala zwracać się do czytelnika po imieniu. :: Zamawianie usług i produktów Zamawianie usług i produktów oferowanych przez "X" wymaga podania w odpowiednim formularzu pełnych danych adresowych. Pola obowiązkowe są oznaczone. :: Niezapowiedziane wiadomości Firma "X" zastrzega sobie prawo do wysyłania niezapowiedzianych wiadomości do osób, których dane kontaktowe posiada i które zgodziły się z Polityką Prywatności. Pod pojęciem niezapowiedzianych wiadomości firma "X" rozumie informacje dotyczące bezpośrednio jej serwisu, prenumeratę e-zinu, informacje na temat usług, produktów i promocji, niekomercyjne listy oraz informacje komercyjne. :: Jawne dane osobowe Dane osobowe podane na stronie należącej do firmy "X" przy okazji wysyłania komentarzy do artykułów, aktywności na forum itp. są dostępne dla wszystkich odwiedzających strony zawierające te dane, dlatego nie podlegają one Polityce Prywatności, gdyż firma "X" nie ma możliwości zabezpieczenia Cię przed osobami prywatnymi lub firmami, które te dane wykorzystają do przesłania Ci własnych informacji. :: Cookies (Ciasteczka) Niektóre funkcje serwisu należącego do firmy "X" mogą wykorzystywać cookies, czyli małe pliki tekstowe wysyłane do komputera internauty, które identyfikują go w sposób umożliwiający wykonanie pewnych operacji. Cookies są nieszkodliwe ani dla komputera ani dla jego użytkownika. Warunkiem działania cookies jest ich akceptacja przez przeglądarkę oraz pozostawienie ich na dysku. :: Usunięcie danych z bazy W każdej chwili możesz wypisać się z bazy danych, bez podania żadnej przyczyny oraz usunąć wszystkie podane informacje, wchodząc na link http://www.tu-podajesz-link.pl . Również w każdym otrzymanym od nas e-mailu znajdziesz informację, gdzie w prosty sposób wypisać się z listy adresowej. Równicześnie, pozostając w zgodzie z prawem, firma "X" daje Ci wgląd we własne dane oraz całkowitą możliwość ich zmiany i modyfikowania pod adresem http://www.tu-podajesz-link.pl :: Wyłączenie Odpowiedzialności Firma "X" została stworzona aby pomagać czytelnikom osiągnąć sukces w e-biznesie. Mimo, że prezentujemy praktyczne rozwiązania, to nie są one jednakowo skuteczne dla wszystkich. Nie powinno się bezwarunkowo korzystać z wszystkiego, co daję. Porady, które udostępniamy powinny być szczegółowo analizowane, porównywane z własnym przypadkiem, ewentualnie konfrontowane z innymi podobnymi publikacjami i dopiero, gdy będą one przedstawiały się jako odpowiednie w danym przypadku, wprowadzane w życie. Zawarte na stronach Firmy "X" własne artykuły i artykuły gości zawsze zgadzają się z naszą opinią. Opinie wyrażone przez społeczność np. na forum, w komentarzach lub w inny sposób nie zawsze są zgodne z naszą opinią. Firma "X" oraz jego redakcja nie bierze na siebie odpowiedzialności za zamieszczone reklamy. Kupujący powinien być ostrożny odpowiadając na reklamę, bądź wysyłając pieniądze. Wprawdzie przykładam sporą wagę do tego, aby reklamodawcy, którzy publikują na naszych stronach internetowych swoje reklamy byli wiarygodni, ale nie możemy odpowiadać za ich czyny. Dane adresowe jak i szczegóły oferty każdego reklamodawcy można uznać za pewne tylko w momencie publikacji. |
Taką Politykę Prywatności dostosuj do własnych potrzeb, do profilu swojej działalności, rozwiń o te opcje, które oferujesz i umieść na swojej stronie internetowej. A resztę zrobi za Ciebie automatycznie MailBoot.
Kiedy zainteresowana osoba zapisze się na Twoją listę wypełniając formularz umieszczony na stronie lub wysyłając pusty list na adres autorespondera, MailBoot w ciągu kilku sekund wyśle zwrotnie prośbę o potwierdzenie rejestracji. Można to nazwać potwierdzalnym procesem rejestracji, który nie jest tym samym, co dwuetapowy proces rejestracji opisany wyżej, gdy wysyłasz zapytanie o zgodę na przesyłanie ofert, uznawane często przez anty-spamerów za SPAM.
Wymagaj Double Opt-In
W tym potwierdzalnym procesie rejestracji (Double Opt-In) użytkownik samodzielnie wpisuje się na listę mailową i musi to potwierdzić poprzez umieszczony w pierwszym wysłanym do niego liście link. Dopiero po kliknięciu na ten link otrzymuje potwierdzenie, że został dodany do listy subskrypcyjnej. Jest to najbezpieczniejszy sposób, gdyż osoba zapisująca się nie może w żaden sposób zaprzeczyć, że sama, z własnej woli, na własną prośbę użyczyła Ci dostępu do swojego adresu e-mail.
Przykładowa informacja wysłana przez MailBoot-a w celu potwierdzenia subskrypcji może wyglądać w następujący sposób:
|
Witaj (imię podane przez zapisującego się) Otrzymaliśmy zgłoszenie z Twojego adresu e-mail (tu wstawiony automatycznie adres podany przy rejestracji) do naszej bazy subskrybentów. W celu dopełnienia formalności prosimy potwierdzić prenumeratę klikając w link poniżej: http://tutajlinkdowyslanegoprzezMailBoot-aformularzapotwierdzenia.pl Jeżeli nie potwierdzisz prenumeraty w ciągu 7 dni, zostanie on usunięty z bazy. Nie będziesz wówczas otrzymywał wiadomości z listy, na którą się zapisałeś w serwisie www.mboot.pl Ponieważ szanujemy Twoją prywatność, zapoznaj się z naszą Polityką Prywatności, która znajduje się pod adresem: http://tutajlinkdopodstronyzTwojaPolitykaPrywatnosci.pl Jeżeli to nie Ty zapisałeś swój adres na naszą listę, nie odpowiadaj na tego maila. Jeżeli w ciągu 7 dni nie potwierdzisz prenumeraty, Twój adres zostanie usunięty z naszej bazy. |
Taka informacja jest wysyłana przez MailBoot-a automatycznie i natychmiast po zapisaniu się na listę, co zwiększa Twoją skuteczność, gdyż im więcej czasu minie od momentu zapisania się do momentu Twojej odpowiedzi, tym drastyczniej spada lista chętnych do otrzymywania mailingu. Część użytkowników może być po prostu poirytowana czekaniem lub może się rozmyślić, więc im szybciej MailBoot zadziała za Ciebie, niezależnie od pory dnia czy nocy, tym szybciej będzie rosnąć baza Twoich subskrybentów.
Z dwóch sposobów, za pomocą których internauta może się zapisać na listę Twojego autorespondera (formularz lub adres e-mail), zdecydowanie bardziej polecam Ci formularz, ponieważ w nim otrzymujesz imię zapisującego się. MailBoot automatycznie pobiera to imię z formularza zapisu i umieszcza je w pierwszym e-mailu, co wywołuje w danej osobie bardzo pozytywną reakcję bycia traktowanym indywidualnie, jak konkretny człowiek, nie zaś jak jeden z tysiąca adresów e-mailowych. Domyślasz się już zapewne, że to również znacznie zwiększa szansę na zwrotne potwierdzenie subskrypcji.
Opcjonalnie zastosowany termin 7 dni na potwierdzenie jest tym rodzajem ograniczenia czasowego, które mobilizuje odbiorcę do potwierdzenia natychmiast (muszę to zrobić teraz, bo jak zapomnę jutro, to minie termin), a zatem również zwiększa Twoje szanse na przyspieszone budowanie bazy danych. Jeśli jednak klient nie potwierdzi rejestracji, MailBoot sam będzie pamiętał by usunąć ten nieaktywny adres w wyznaczonym terminie, odciążając Cię od żmudnej, zabierającej czas, pracy.
Zastosuj Double Opt-Out czyli możliwość samodzielnego wypisania się z listy.
Większość osób nie zdaje sobie nawet sprawy z tego, jak ważne jest pozostawienie klientowi pełnej, swobodnej i dobrowolnej decyzji o pozostaniu na liście subskrypcyjnej. Obawiają się, że ułatwienie internaucie opuszczenia bazy adresowej może powodować zmniejszanie się listy. Tymczasem, wbrew obiegowej obawie, że ludzie będą wypisywać się z listy częściej, gdy będzie to łatwe, dzieje się dokładnie odwrotnie.
Pomijając aspekt psychologiczny, związany z zasadą konsekwencji u odbiorcy mailingu oraz warunkowaniem, które następuje każdorazowo, gdy dana osoba, widząc informację o możliwości wypisania się, podejmuje decyzję o pozostaniu na liście, ma to również ogromne znaczenie dla Twojego zabezpieczenia przed oskarżeniem o SPAM. Informując przy różnych okazjach o tym, w jaki sposób i gdzie się wypisać, otrzymujesz kolejne potwierdzenia chęci otrzymywania Twojej korespondencji.
Najskuteczniejszą metodą uchronienia się od oskarżenia o SPAM jest umieszczenie w każdym wysyłanym liście informacji o możliwości wypisania się z bazy subskrybentów. Może to być krótka informacja u dołu listu z linkiem prowadzącym do automatycznego usuwania adresu e-mail. Zaletą MailBoot-a jest zastosowanie potwierdzenia takiego wypisania się (Doubl Opt-out), dzięki czemu możesz mieć pewność, że to faktycznie właściciel adresu e-mailowego dokonuje wypisania się. Po kliknięciu na link prowadzący do usuwania adresu, wypisująca się osoba otrzyma na swoją skrzynkę e-mail prośbę o potwierdzenie tej czynności.
Pewnie zdajesz sobie sprawę z tego, że opcja wypisania się powinna być dla internauty bardzo prosta. Utrudnienia w tej kwestii nie tylko nie przytrzymują go dłużej na Twojej liście, ale wręcz mogą spowodować jego irytację, gdy okaże się, że musi wykonać jakieś skomplikowane operacje albo pamiętać jakieś trudne hasła. Im łatwiej będzie mu się wypisać, tym większe będzie miał poczucie podejmowania własnej decyzji, co sprawi, że chętniej pozostanie na Twojej liście. Oczywiście, jeśli treść Twoich listów nie będzie dla niego atrakcyjna, to wypisze się i tak, niezależnie od tego, czy będzie to trudne czy łatwe. Ale jeśli spotkałby utrudnienia przy tej czynności, ryzykujesz oskarżenie o SPAM.
Przypominaj Politykę Prywatności
Dobrym zwyczajem, który ochroni Cię w przypadku oskarżeń, jest umieszczenie na końcu każdego listu krótkiego przypomnienia Polityki Prywatności, na przykład w takiej formie:
|
Otrzymałeś ten list, ponieważ zapisałeś się na moją listę mailingową potwierdzając to za pomocą otrzymanego linka w pierwszym liście oraz potwierdzając zgodę na opublikowaną na mojej stronie (tu adres strony) Politykę Prywatności (tu link do strony z Polityką Prywatności). Możesz w każdej chwili wypisać się z listy klikając na link (i tutaj podajesz link do formularza wypisującego). |
Przypadki się zdarzają: jak poradzić sobie z oskarżeniem
Powyższe porady chronią Cię prawie w stu procentach przed oskarżeniem. Ale zawsze może się zdarzyć ktoś wyjątkowo zaciekły, ktoś kto po prostu będzie miał zły dzień, albo nie zrozumiał Twoich zasad. Co zrobić w takim przypadku?
Po pierwsze - zachowaj spokój.
Jeśli oskarżyciel skontaktuje się z Tobą drogą e-mailową, wytłumacz mu w swojej odpowiedzi jeszcze raz całą procedurę, którą przeszedł przy zapisywaniu się. Opisz dokładnie krok po kroku, w jaki sposób znalazł się w Twojej bazie. Ludzie często nie doczytują do końca tego, co im się przedstawia, ale warto im uświadomić, że w momencie wpisywania się na Twoją listę, mieli obowiązek spełnić określone kryteria. Bądź grzeczny w swoich słowach, nawet jeśli piszesz do kogoś, kto obrzucił Cię obraźliwymi słowami. Nie ma potrzeby sprawiać, by jego zdenerwowanie wzrosło jeszcze bardziej. Najłatwiej wyciszysz jego emocje pisząc rzeczowo, jasno i konkretnie.
Jeśli zaś sytuacja będzie miała inny, niestety gorszy, przebieg i dowiesz się dopiero od swojego providera, że strona już została zablokowana do czasu wyjaśnienia sprawy, również spokojnie z nim porozmawiaj, wytłumacz oraz przedstaw mu krok po kroku całą procedurę rejestracji. Kiedy pokażesz mu procedury, które przeprowadza MailBoot przy budowaniu bazy adresowej, przekonasz go bardzo szybko do ponownego włączenia strony do sieci.
Posługując się możliwościami otrzymanymi wraz z MailBoot-em, masz gwarancję wygrania w szybkim tempie każdej takiej sprawy. Jesteś w stanie bardzo szybko udowodnić swoją niewinność, ratując w ten sposób własną reputację i pozycję na e-rynku.
I na koniec jeszcze raz podkreślę: zapomnij o SPAM-IE!
SPAM jest kosztowny, mało skuteczny i ogromnie ryzykowny!
Dzisiejsza część kursu nie wyczerpuje jeszcze wszystkich możliwości, które daje MailBoot, by ochronić Ciebie, Twoją stronę internetową i Twoje pieniądze przed kłopotami. Zatem w następnej części przedstawię Ci najbardziej nowatorskie rozwiązanie, które zastosowałem w tym systemie. Coś, co sprawia, że dzięki kilku małym zabiegom związanym z automatyczną personalizacją listów, Twój potencjalny klient poczuje się bardziej z Tobą związany, potraktowany indywidualnie, tak jakbyś zwracał się bezpośrednio i tylko do niego. To wspaniałe rozwiązanie dodatkowo da Ci gwarancję, że filtry anty-spamowe będą omijać Twój mailing, pozwalając na ostateczną pewność i poczucie bezpieczeństwa.
Jeśli pojawiło Ci się jakieś pytanie, napisz do mnie na adres e-mail : r.piatek@mboot.pl